|
Der Vorstand des Tennisclubs am Waldschwimmbad (TCAW)
I. Antrag zur Satzungsänderung
(Anlage zum Punkt 12 der Tagesordnung zur Mitgliederversammlung
Der Vorstand sieht die Notwendigkeit, die bestehende Satzung - zuletzt geändert am 16. April 2012 - wie nachstehend ausgeführt erneut zu modifizieren. Die Änderung zu 1. wird insbesondere durch die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erforderlich, die seit dem 25.5.2018 im gesamten Bereich der Europäischen Union (EU) unmittelbar anzuwendendes Recht darstellt und auch die Vereine verpflichtet. Die Mitglieder werden gebeten, sich die vorgesehenen Änderungen anzusehen, die in der anstehenden Mitgliederversammlung zur Beschlussfassung unterbreitet werden. Im Übrigen wird auf den Abschnitt III. verwiesen.
Der Änderungsantrag umfasst
1. Einfügung eines neuen § 16 – Wahrung der Persönlichkeitsrechte, Datenschutz
2. Umbenennung des bisherigen § 16 und Einfügung als § 17– Inkrafttreten der
Satzungsänderung
3. Modifizierung des § 11 Absatz 3 – Beschlussfassung über Anträge, die in der Mitgliederversammlung gestellt werden
II. Wortlaute der vorgeschlagenen Änderungen
Zu 1. Einfügung eines neuen § 16 – Wahrung der Persönlichkeitsrechte, Datenschutz
(1) Mit dem Eintritt in den Verein willigen die Mitglieder in die personenbezogene Datenverarbeitung ein. Für minderjährige Mitglieder erteilen die Vertretungsberechtigten (Eltern oder ggf. ein Vormund; (§ 1629 ff. bzw. 1773 ff. BGB) ihre Einwilligung. Soweit die Einwil-ligung der Mitglieder angesprochen wird, schließt dieser Begriff auch die Vertretungsberech-tigten im Falle der Minderjährigen ein.
(2) Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Verein sind:
• Alle Vorstandsmitglieder
Näheres siehe auf der Homepage des TCAW.
(3) Die Datenverarbeitung des Vereins umfasst die personenbezogenen Daten der Mitglieder (Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen) sowohl in elektronischer als auch herkömmlich in schriftlicher Form.
Die „Verarbeitung“ personenbezogener Daten bezieht ein: das Erheben, Erfassen, die Organisation der Datenverarbeitung, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung der Daten.
(4) Von der Verarbeitung umfasst werden folgende Mitgliederdaten: Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Eintrittsdatum, Anschrift, Bankverbindung und bebuchbares Konto, Telefon-nummern (Festnetz und Mobil) sowie E-Mail-Adresse, Funktion und Aufgabe im Verein.
(5) Die in (4) genannten Daten sind Pflichtdaten, die vom Mitglied nach Art. 6 Abs. 1 a), b) DSGVO freiwillig bereitgestellt werden. Diese Daten werden ausschließlich zur Erfüllung der in dieser Satzung genannten Zwecke und Aufgaben des Vereins verarbeitet, insbesondere zur Mitglie-derverwaltung (einschließlich des Beitragseinzugs), Förderung des Sports, zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins und der Zusammenarbeit mit dem hessischen Tennisverband (HTV). Eine Person kann grundsätzlich nur Mitglied werden und sein, wenn sie dem Verein diese Daten zwecks rechtmäßiger Verarbeitung zur Verfügung stellt.
(6) Die personenbezogenen Daten der Mitglieder werden an folgende Hessische Fachverbände übermittelt:
a. Deutscher Tennisbund e.V., Hallerstraße 89, 20149 Hamburg
b. Landessportbund (LSB), Otto-Fleck-Schneise 4, 60528 Frankfurt am Main
c. Hessischer Tennis-Verband e.V. (HTV), Landesleistungszentrum,
Auf der Rosenhöhe 68, 63069 Offenbach
d. VVB Maingau, Heusenstammer Str. 10 • 63179 Obertshausen
Die Übermittlung dieser Daten ist erforderlich, damit der Verein und die jeweiligen Mitglieder am Sportbetrieb, den der jeweilige Verband veranstaltet, teilnehmen können, insbesondere zur Erlangung von Spielerpässen und Lizenzen.
(7) Die Mitglieder willigen ebenfalls ein, dass der Verein bzw. die von ihm bestellten Journalisten im Zusammenhang mit seinen öffentlichen Veranstaltungen (z.B. Wettkämpfe, Sportfeste) identi-fizierbare Fotos seiner Mitglieder aufnehmen und veröffentlichen. Die Einwilligung schließt gleichermaßen personenbezogene Ergebnisberichte auf der Vereins-Homepage sowie Vereins-zeitung sowie entsprechende Veröffentlichungen ein, die zu diesem Zwecke an Print- und Online-Medien übermittelt werden.
Die Mitglieder willigen ferner ein, dass sie auf den Fotos erkennbar sind. Fotos einzelner Per-sonen werden nur veröffentlicht/übermittelt, wenn das Mitglied dem Aufnehmenden zuvor aus-drücklich seine Einwilligung bekundet und dieser Zeit und Ort der Einwilligung dokumentiert.
All dies dient der Öffentlichkeitsarbeit und Außendarstellung des Vereins, ohne die er seine Satzungszwecke und Aufgaben nicht erfüllen kann (Artikel 6 Absatz 1 b) DSGVO). Soweit geboten, hat der Verein die Vorschriften der §§ 22, 23 des Kunsturhebergesetzes (KUG) zum Recht am eigenen Bild zu beachten.
Sonstige Fotos einzelner Personen oder weitere Daten veröffentlicht/übermittelt der Verein nur mit Einwilligung der betroffenen Person (Artikel 6 Absatz 1 a) DSGVO) bzw. bei Minderjährigen mit Einwilligung des Vertretungsberechtigten.
(8) Mitgliederlisten werden schriftlich oder als Datei an Vorstandsmitglieder, sonstige Funktionäre und Mitglieder herausgegeben, soweit deren Funktion oder besondere Aufgabenstellung im Verein die Kenntnisnahme erfordert. Andere Mitglieder erhalten nur ausnahmsweise eine Mitgliederliste, wenn sie nach eingehender Prüfung glaubhaft einen berechtigten Zweck geltend machen können. Die Entscheidung darüber trifft der Vorstand – schriftlich dokumentiert – unter Abwägung des Datenschutzes aller Mitglieder.
(9) Zur Durchführung von Veranstaltungen erstellt der Verein Helferlisten mit den erforderlichen Kommunikationsdaten. Diese Listen werden nur innerhalb des Vereins an andere Helfer und die Organisatoren der Veranstaltung weitergegeben (Artikel 6 Absatz 1 b) DSGVO). Eine darüber hinausgehende Veröffentlichung (z.B. im Internet) bedarf der Einwilligung der betroffenen Helfer (Artikel 6 Absatz 1 a) DSGVO) bzw. bei Minderjährigen die Einwilligung des Vertretungsberech-tigten.
(10) Die Mitgliederdaten werden spätestens 2 Jahre nach Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht, soweit sie für die Mitgliederverwaltung und für historische Berichte und Darstellungen des Vereins nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen, vertraglichen oder satzungs-mäßigen Aufbewahrungsfristen dem entgegenstehen.
(11) Mitglieder haben unter Beachtung des Absatzes 4 nach den geltenden gesetzlichen Bestim-mungen das Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO) sowie auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DGSVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Diese Rechte können schriftlich oder per E-Mail bei den in (1) genannten Verantwortlichen geltend gemacht werden.
(12) Soweit in ungeregelten Fällen Einwilligungen der Mitglieder zur Verwendung ihrer Daten erforderlich sind, können diese mündlich, schriftlich oder per E-Mail eingeholt werden. Der Verein ist beweispflichtig dafür, dass eine Einwilligung erteilt wurde. Die Mitglieder können eine bereits erteilte Einwilligung unter Beachtung der Regelungen (3) jederzeit widerrufen. Der Widerruf kann mündlich, schriftlich oder per E-Mail an die in (3) genannten Verantwortlichen gesandt werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.
(13) Den Mitgliedern steht das Recht zur Beschwerde über die Datenverarbeitung des Vereins bei
der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde ist im Bundesland Hessen „Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit“, Postfach 3163
65021 Wiesbaden (weitere Kontaktdaten sind aus dem Internet zu entnehmen).
Zu 2. Umbenennung des bisherigen § 16 und Einfügung als § 17– Inkrafttreten der
Satzungsänderung
Es handelt sich nur um eine redaktionelle Änderung. Der Text bleibt bestehen. Änderungsnot-wendigkeiten ergeben sich – in Abhängigkeit von den dort genannten Anlässen - nur, wenn sich aus der Novellierung der Satzung das Erfordernis ergibt, ein neues Datum einzutragen.
Zu 3. Modifizierung des § 11 Absatz 3 – Beschlussfassung über Anträge, die in der
Mitgliederversammlung gestellt werden
Der bisherige Text (kursiv abgedruckt) erfährt folgende Ergänzung (fett gekennzeichnet):
Über Gegenstände, die nicht auf der Tagesordnung stehen, darf Beschluss gefasst werden, wenn die Dringlichkeit des Antrags mit 2/3 der zählenden Stimmen beschlossen wird. Dies gilt nicht für Satzungsänderungen; diese müssen in wesentlichen Aspekten zwingend mit einer vorher verteilen Tagesordnung angekündigt worden sein.
III. Begründungen der Satzungsänderung
Zu 1. Einfügung eines neuen § 16 – Wahrung der Persönlichkeitsrechte, Datenschutz
Die Notwendigkeit, die Satzung zu ändern, ergibt sich aus den Bestimmungen der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Seit dem 25.5.2018 gilt sie in Deutschland unmittelbar. Der besonderen Transformation in bundesdeutsches Recht – wie sonst bei EU-Richtlinien erforderlich – bedarf sie nicht. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) tritt – von Ausnahmen abgesehen – hinter dieser Verordnung zurück. Die Regeln gelten auch für die Vereine.
Geschützt wird die Verarbeitung aller personenbezogenen Daten – solche, die sich auf identifizierte oder identifizierbare Personen beziehen. Im Bereich der Vereine gilt dies insbesondere für die Daten der Mitglieder: Namen, Geburtsdaten, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Kontonummern – einerlei, ob sie im automatisierten oder im analogen Verfahren verarbeitet werden. Die Verarbeitung umfasst vor allem: die Erhebung, Speicherung, Änderung, Weitergabe/ Übermittlung, Löschung personenbezogener Daten.
Mit dem Beitritt zum Verein und der Anerkennung der Satzung willigt das Mitglied grundsätzlich ein, dass seine Daten entsprechend verarbeitet werden dürfen. Details ergeben sich aus den Datenschutzbestimmungen des Vereins (§ 16 der Satzung). Für Kinder und Jugendliche (Minderjährige) ist stets die Einwilligung des gesetzlichen Vertreters (Eltern, § 1629 ff., Vormund, 1773 ff. BGB) notwendig; sie ist vor der Neuaufnahme einzuholen. Im Übrigen gilt für die minderjährigen Bestandsmitglieder die Verpflichtung des Vereins, diese Rechtsänderung den gesetzlichen Vertretern zu eröffnen; dazu genügt grundsätzlich der Hinweis auf die Regelung der Satzung.
Im Einzelfall kann jederzeit die Einwilligung widerrufen werden. Führt der Widerruf einer Einwilligung dazu, dass der Verein nicht mehr substanziell seine Aufgaben wahrnehmen kann (z.B. Mitgliederverwaltung, Übermittlungspflichten, Einzug des Mitgliedsbeitrages), so ist vereinsseitig die Aufrechterhaltung der Mitgliedschaft gefährdet.
Die personenbezogene, identifizierbare Aufnahme, Speicherung und Veröffentlichung von Fotos und Videos stellt ebenfalls einen Eingriff in das Recht auf „informationelle Selbstbestimmung“ des Betroffenen dar (Art. 2 Abs. 1 GG i.V.m. Art. 1 GG), das prinzipiell auch durch die DSGVO geschützt wird. Beachtet der Verein dies nicht, läuft er Gefahr, einer zivilgerichtlichen Klage (z.B. wegen Schadenersatzes und/oder Unterlassung) zu unterliegen.
Im Falle der vereinsseitig zu verantwortenden Veröffentlichung eines Fotos oder einer Videoaufzeichnung über das Auftreten von Mitgliedern ist ebenfalls eine Einwilligung notwendig (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO). Im Einzelfall kann sich dabei die juristische Frage erheben, ob statt der DSGVO das KUG mit seinen Regeln nach §§ 22 und 23. § 22 KU anzuwenden ist.
Zu 2. Umbenennung des bisherigen § 16 und Einfügung als § 17– Inkrafttreten der
Satzungsänderung
Es handelt sich hierbei nur um eine redaktionelle Änderung, die keiner besonderen Begründung bedarf.
Zu 3. Modifizierung des § 11 Absatz 3 – Beschlussfassung über Anträge, die in der
Mitgliederversammlung gestellt werden
Diese Änderung ist deshalb notwendig, weil der bisherige Text den Eindruck erweckt, eine Satzungsänderung könne in einer Mitgliederversammlung auch dann beantragt werden, wenn sie zuvor nicht per Tagesordnung den eingeladenen Mitgliedern eröffnet worden ist. Ein solcher Antrag ist nach geltender Rechtsprechung und Literatur nicht zulässig.
Der neue Text dient dazu, jeglichen Missverständnissen und entsprechenden Anträgen entgegen zu wirken. Das Vorhaben, die Satzung zu ändern, muss in jedem Fall in einer Tagesordnung aufgeführt sein, die den Mitgliedern spätestens zu dem nach der Satzung bestimmten Termin vor der Mitgliederversammlung zugegangen sein muss. |
